¿Entonces Excel no sirve para nada de esto?

Sirve, y bastante, mientras el archivo lo mantenga una sola persona, haya pocos documentos y nadie externo pida demostrar nada. El punto de quiebre no es el tamaño: es la primera vez que hay que acreditar algo ante un tercero con fecha y responsable.

¿Puedo migrar lo que ya tengo en planillas?

Sí, y suele ser el punto de partida. En NormiQA Data la base se sube en CSV o Excel y se clasifica desde ahí. En NormiQA GO la nómina entra por CSV. En NormiQA Pro se cargan los procedimientos que ya existen y desde ahí se ordenan versiones y vigencias.

¿Cómo sé que llegó el momento de cambiar?

Hay tres señales bastante claras: alguien preguntó por escrito qué versión estaba vigente y no hubo respuesta; un documento venció sin que nadie se enterara; o el mismo papel está guardado en tres carpetas distintas porque tres clientes lo piden.

¿Hay que cambiar las tres cosas a la vez?

No. Cada capacidad se contrata por separado y funciona sola. Lo habitual es empezar por la que tiene una fecha encima —casi siempre la documentación que pide un mandante— y sumar las otras cuando tenga sentido.

Llevar el cumplimiento en una planilla: hasta dónde alcanza

Llevar el cumplimiento en Excel significa registrar en planillas los procedimientos, los datos personales tratados o la documentación de contratistas. Funciona mientras una sola persona mantenga el archivo y nadie pida demostrar nada. Se rompe en tres puntos: cuál es la versión vigente, qué venció y quién cambió qué.

Lo que una planilla hace bien

Es gratis, la sabe usar todo el mundo y no hay que pedirle permiso a nadie para empezar. Para una empresa de cinco personas, con un mandante y sin auditorías encima, una planilla ordenada es suficiente y cambiarla sería gasto sin retorno. El problema no aparece por el tamaño del archivo: aparece el día que hay que demostrarle algo a un tercero.

Dónde se rompe

01
Nadie sabe cuál es la versión vigente
La planilla se copia para trabajar sin romper la original, se manda por correo, alguien la edita en su computador. A las pocas semanas hay cuatro versiones y la que está en uso es la que abrió cada quien. No es descuido: es cómo funciona un archivo que se comparte.
02
El vencimiento depende de que alguien se acuerde
Una planilla no avisa. El control de vigencias queda en el calendario de una persona, y el día que esa persona cambia de rol o se va de vacaciones, el aviso desaparece con ella. El vencimiento se descubre cuando ya pasó.
03
No hay forma de mostrar qué cambió y quién lo hizo
Es la ruptura más cara y la que menos se ve venir. Una planilla guarda el estado actual, no la historia. Cuando un auditor, un cliente o un mandante pregunta qué había en marzo y quién lo modificó, no hay respuesta — y esa respuesta es justamente lo que están pidiendo.

Lado a lado

Comparación entre llevar el cumplimiento en planilla y hacerlo en NormiQA
Qué pasa con	Una planilla	NormiQA
Cuál es la versión vigente	La que abrió cada persona	Una sola, con historial y nombre de quien la aprobó
Quién cambió qué y cuándo	No queda registro	Autor y fecha en cada modificación
Vencimientos	Alguien tiene que acordarse	Aviso treinta días antes, automático
Quién puede ver qué	Quien tenga el archivo	Roles por organización y acceso de solo lectura para auditores
Mostrar evidencia a un tercero	Exportar el archivo y explicarlo	Registro consultable con su historial
Constancia de que el trabajador fue informado	Una hoja firmada, si aparece	Firma por QR con nombre, RUT, fecha y hora

Qué se pierde en cada capacidad

NormiQA Pro
El procedimiento en Word y el control de versiones en una planilla aparte es el arreglo más común, y el que produce el archivo llamado «PTS final REAL esta v3.docx». Lo que se pierde no es el documento: es poder decir qué versión estaba vigente en una fecha dada.
Documentar procesos
NormiQA Data
El registro de datos personales en planilla tiene un problema de fondo: la planilla no deja constancia de quién cambió qué ni cuándo, y esa trazabilidad es exactamente lo que se pide cuando hay que acreditar cómo se tratan los datos.
Datos personales y Ley 21.719
NormiQA GO
Con un mandante, una planilla de documentos y vencimientos alcanza. Con tres, empiezan a existir tres planillas con los mismos papeles adentro y vigencias que se desincronizan. El trabajo deja de ser reunir documentos y pasa a ser mantener planillas.
Acreditación de contratistas

Preguntas frecuentes

¿Entonces Excel no sirve para nada de esto?: Sirve, y bastante, mientras el archivo lo mantenga una sola persona, haya pocos documentos y nadie externo pida demostrar nada. El punto de quiebre no es el tamaño: es la primera vez que hay que acreditar algo ante un tercero con fecha y responsable.
¿Puedo migrar lo que ya tengo en planillas?: Sí, y suele ser el punto de partida. En NormiQA Data la base se sube en CSV o Excel y se clasifica desde ahí. En NormiQA GO la nómina entra por CSV. En NormiQA Pro se cargan los procedimientos que ya existen y desde ahí se ordenan versiones y vigencias.
¿Cómo sé que llegó el momento de cambiar?: Hay tres señales bastante claras: alguien preguntó por escrito qué versión estaba vigente y no hubo respuesta; un documento venció sin que nadie se enterara; o el mismo papel está guardado en tres carpetas distintas porque tres clientes lo piden.
¿Hay que cambiar las tres cosas a la vez?: No. Cada capacidad se contrata por separado y funciona sola. Lo habitual es empezar por la que tiene una fecha encima —casi siempre la documentación que pide un mandante— y sumar las otras cuando tenga sentido.

Empieza por la capacidad que tengas más cerca

Cada una se contrata por separado y funciona sola. No hay que cambiarlo todo de una vez.

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